Новый стандарт работы с трудовыми книжками и первичной документацией

С 1 июля меняются правила заверения копий трудовых книжек организациями-работодателями. В соответствии с приказом Роструда от 25.05.2017 № 435-ст, который начнет действовать с 1 июля, работодателям при заверении копий трудовых книжек, а также иных первичных документов сотрудников, которые предназначаются для подачи в другие организации, будет необходимо проставлять отметку, где хранится оригинал документа. Кроме того, меняется формулировка заверения копии документа, которая остается внутри предприятия.

В соответствии с новым ГОСТом, документ должен заверяться не только словом «ВЕРНО», но и дополнительно будут указываться должность, расшифровка подписи, дата заверения документа. Такие требования относятся к оформлению копий для внутреннего документооборота на предприятии (например, предоставлении копий отделом кадров для бухгалтерии).

При заверении копий документов, которые будут предоставляться в стороннюю организацию, на копии документа необходимо указать информацию о том, где хранится оригинал документа. В записи или на штампе, который проставляется на документ, должна сдержаться информация о должностном лице, подготовившем документ, данные юридического лица (наименование, адрес). Запись заверяется подписью уполномоченного сотрудника. При наличии круглой печати в организации — она также проставляется на документе.

Добавим, что за нарушение правил организации делопроизводства для руководителей предусмотрены штрафы до 500 рублей.