За хранение некоторых документов могут оштрафовать

Специалистам отделов кадров и руководителям предприятий стоит знать, что существуют такие документы, которые нельзя хранить в личных делах сотрудников, даже их копии. Хранение подобных документов может повлечь штраф за хранение персональных данных, не связанных с исполнением служебных обязанностей.

В Роструде рассказали, что в личных делах сотрудников можно хранить только те документы, которые относятся непосредственно к выполнению трудовых обязанностей. Таким образом, за хранение даже копии паспорта можно получить большой штраф.

Отметим, что в законодательстве нет требований к содержанию личного дела работников. Как правило, юридические лица хранят документацию по внутренним распоряжениям: например, трудовой договор, приказы о приеме сотрудника на работу, анкету, трудовую книжку.

Но стоит иметь в виду, что при приеме на работу сотрудники предоставляют и иные документы: диплом об образовании, СНИЛС, ИНН, паспорт, военный билет. Законодатели и Роструд считают, что такие документы хранить недопустимо — поэтому, чтобы не получить штраф за хранение подобных документов, такие документы нужно удалить из состава личного дела работников.